Kirchendigital

20.) Digitale Aktenführung – (gemeinsame) digitale Ablage

Nicht erst seit der Pandemie ist digitales Arbeiten auf dem Vormarsch. Schon seit vielen Jahren – ja schon Jahrzehnten, werden Schriftstücke digital erstellt, „irgendwo“ abgespeichert mit kryptischen und individuellen Bezeichnungen versehen und vergessen. Gerade in Zeiten der Urlaubsvertretung oder bei einem Stellenwechsel hat man viel Zeit und Energie mit der Suche nach Dokumenten verbracht. Oder im schlimmsten Fall: die Daten sind unwiederbringlich verloren gegangen, z. B. bei einem Festplattencrash. Weitere Themen sind der enorme Platzbedarf und die hohen Kosten für Druck, Papier und Lagerkapazitäten für die Aufbewahrung von Papierakten.
Um das zu vermeiden oder zu verbessern, hilft es, mal einen Blick auf die “digitale Ablage” zu werfen. Gibt es eine gemeinsame Ablagebasis, ähnlich einem Aktenplan, können gemeinsame Strukturen, auch ämterübergreifend, geschaffen werden. Oder sind sie vielleicht schon vorhanden? Dann sollten sie mit Leben gefüllt werden?
In diesem Kurzvortrag mit Workshop lernen Sie, was digitale Aktenführung ist, wie sie funktioniert und was für Vorteile sie mit sich bringt. Für Ihre Fragen nehmen wir uns Zeit.

Leitung: Sabrina Schwab, (Leitung Bereich DMS bei der EKKW)

Präsentation aus dem Workshop